“Telecomkosten blijven stijgen ondanks tariefsverlagingen”

Met de ruime concurrentie in de markt, ligt het voor de hand dat de kosten voor telecomgebruik een dalende trend weergeven. In de praktijk echter, worden de budgetten voor telecom echter doorgaans elk jaar weer verhoogd. Een opmerkelijke tegenstelling. Maar is dat zo opmerkelijk?

Wanneer we kijken naar de ontwikkeling van de kosten zien we inderdaad een gestage daling van de kosten voor verkeer (tikken of bandbreedte). Wanneer je echter alleen naar de kosten kijkt, blijft een ander, zeer belangrijk aspect, buiten beeld: het gebruik van diensten, hardware en – in de VOIP-wereld – softwarelicenties. Daarnaast zien we ook een steeds breder (en prijziger) scala aan mobiele apparatuur.

Een analyse van de telecom-uitgaven vanuit een bredere scope, geeft wel een duidelijker beeld. Namelijk dat telecommunicatie is verworden van het ‘platte bellen en gebeld worden via een telefooncentrale’ naar een breed platform van diensten, applicaties, onderhoud en apparatuur, zowel voor vaste als voor mobiele telefonie.

In de wereld anno 2008 is kostenefficiency in telecom dus niet meer alleen een kwestie van scherp inkopen van verkeer en wat hardware. Het gaat inmiddels veel meer om een efficiente inzet van de beschikbare – en benodigde – middelen. Een strak beheer en doelmatige inzet, waarbij periodieke doelmatigheidsanalyses niet mogen ontbreken, zijn de randvoorwaarden voor een kostenefficiente inzet van telecom binnen elke organisatie.

  Download dit artikel

Telecomkosten blijven stijgen ondanks tariefsverlagingen

De afgelopen jaren hebben de telecom-operators tal vantariefsverlagingen doorgevoerd. Ondanks deze prijsdalingen nemen dekosten voor bedrijfstelecommunicatie (zowel spraak als data) alleenmaar toe.

In een tijd waarin begrotingen weer centraal staan, is dit een veelvoorkomend punt van discussie waar financieel- en telecommanagementelkaar ontmoeten.

Dit artikel gaat in op de oorzaken van de schijnbare tegenstelling vantariefsverlagingen en budgetverhogingen. Tevens wordt uiteengezet hoebesparingen te realiseren zijn door middel van een goededoelmatigheidsanalyse.

Diensten versus tikken

Wanneer de tariefsverlagingen van de afgelopen tijd nader wordengeanalyseerd, dan blijkt dat deze zich vooral hebben voorgedaan op tweegebieden: gesprekskosten ('tikken') en mobiele abonnementstarieven. Aande andere kant zien we echter dat het aantal kostenposten flink isuitgebreid, waardoor het aandeel van de gesprekskosten inmiddelsrelatief flink is teruggelopen.
De kosten voor telecommunicatie worden in deze tijd voor een groot deelbepaald door afgenomen diensten, infrastructuur, afschrijvingen enservicecontracten.

Mobiele aansluitingen

Een andere oorzaak van gestegen telecomkosten is de inburgering vanmobiele telefonie. Enerzijds door de relatief hoge gebruikskosten,anderzijds door de forse abonnementskosten. Abonnementskosten pertoestel bovendien. Waar bij vaste telefonie met een telefooncentralegemiddeld tien toestellen één aansluiting met het openbare net (à fl.25,- per maand) delen, is er voor elke mobiele gebruiker één(draadloze) aansluiting met het openbare net aanwezig, voor tenminsteeen gelijkwaardig bedrag. Mobiel bellen blijft daarmee dus, ondanks deook hier doorgevoerde tariefsverlagingen voor belkosten, een relatiefkostbare zaak.

Ondoorzichtige facturenstromen

Een van de voornaamste oorzaken van onnodige telecomkosten is hetontbrekende inzicht in de kosten. Was er vroeger slechts één aanbiedermet één factuur, voor gebruikskosten, infrastructuur en service voor detelefooncentrale, tegenwoordig heeft het gemiddelde bedrijf al sneldrie tot vier verschillende leveranciers en een veelvoud aan afgenomendiensten. De factuurperiodes lopen nooit synchroon en bovendien iszelden in één oogopslag te zien waar de betreffende rekening preciesover gaat. Zelfs wanneer nog steeds met één leverancier wordt gewerkt.Hierdoor is goed kostenmanagement vrijwel onmogelijk geworden. Dealgemene gedachte is dan ook dat kostenbeheer meer kost dan hetoplevert. Een onterechte gedachte, zo blijkt.

Kostenbeheer lucratief

Het een misvatting dat adequaat kostenbeheer zichzelf nietterugverdient. Voorwaarde voor goed kostenbeheer is echter wel dat hetintegraal wordt toegepast. Daarbij moet, naast de hoogte van tarieven,vooral worden gelet op de noodzaak van de vele kostenbronnen. Een veelgemaakte fout is het leggen van de focus op alleen de gesprekskosten.Juist op de overige kostenveroorzakers blijken forse besparingenmogelijk. De in het afgelopen jaar door AUDITEL uitgevoerdedoelmatigheidsanalyses resulteerden in een gemiddelde kostenreductievan 14 % op jaarbasis. In vrijwel alle gevallen met behoud van debestaande leveranciers.

Gesprekskosten geen besparingsitem meer

Enkele jaren geleden kwamen de eerste concurrerende carriers op deNederlandse markt. Deze boden telefoontikken aan die in de beginfaseniet zelden de helft bedroegen van de gebruikelijke KPN tarieven. Indeze tijd was het dan ook zeker lonend om bepaalde gesprekken,afhankelijk van de bestemming, via deze carriers te routeren. Inmiddelsis deze markt echter aanzienlijk veranderd. Onder druk van de sneloprukkende concurrentie heeft KPN zijn tarieven zeer concurrerend in demarkt gezet, waarmee het kostenvoordeel nagenoeg is verdwenen. Ookandere aanbieders van het eerste uur hebben sterk concurrerendetarieven, waardoor de onderlinge verschillen vrijwel nihil zijngeworden. Om nu nog echt van de bestaande tariefsverschillen te kunnenprofiteren moet deze markt continu worden bewaakt en zijn doorlopendaanpassingen in gespreksrouteringen noodzakelijk. Dergelijke(beheer)activiteiten zijn echter zo kostbaar dat alleen bij zeer grotevolumes nog voordeel te behalen is. Voor grote volumes gelden bovendienvaak weer andere tarieven of staffelkortingen zodat ook hierbesparingen gering zullen zijn.

Doelmatigheidsanalyse

Een effectievere werkwijze om besparingsmogelijkheden vast te stellenis de doelmatigheidsanalyse. Hierbij staat de noodzaak van van deaanwezige telecomvoorzieningen centraal. Het gaat dan behalve omaanwezige infrastructuur en hardware, ook om zaken als beheer,servicediensten en zelfs ontbrekende elementen als kortingsregelingen.

De basis

Een grondig contract- en facturenonderzoek is de basis van dedoelmatigheidsanalyse. Omdat contracten vaak geïndexeerd zijn voor watbetreft de kosten en mogelijk variabel in omvang, moeten deze in nauwesamenhang met een facturenonderzoek worden geanalyseerd.

De kern

Wanneer langs deze weg een goed inzicht is verkregen in de veelheid aankostenbronnen en de kosten per onderdeel bekend zijn, kan wordenonderzocht of alle kostenposten gerechtvaardigd zijn. Dit is de kernvan het doelmatigheidsonderzoek. Hierbij blijkt dan vaak dat capaciteitof hardware niet meer in gebruik is maar dat er in een of andere vormnog steeds kosten aan verbonden zijn. Dit komt omdat uitbreidingen vannetwerken, apparatuur of infrastructuur doorgaans snel (er is immerseen knelpunt) worden uitgevoerd, maar consolidaties in de regelachterwege worden gelaten. Zeker in een periode waarin sommigebedrijven zich genoodzaakt zien te fuseren, krimpen of onderdelen af testoten heeft het terugbrengen van telecomconfiguraties weinigprioriteit. Vervolgens wordt het dan vergeten.

Het onderzoek naar de noodzaak van de diverse kostenposten moet wordenuitgevoerd op basis van kennis van de telecommunicatiebehoeften van deorganisatie. Hier zal in de regel veel overleg met de eindgebruikersnodig zijn. Wanneer dit onderzoek is uitgevoerd kunnen de overbodigekostenposten worden gesaneerd en wellicht ontbrekendevoordeelregelingen in gang gezet. Het resultaat, gebaseerd opervaringen van AUDITEL over het afgelopen jaar, is zoals eerder algezegd, een besparing van gemiddeld 14 % van de totalecommunicatiekosten.

Na afloop van de doelmatigheidsanalyse is, indien goed uitgevoerd, eenoverzichtelijk geheel ontstaan van contracten en facturen. Door dezesituatie direct vast te leggen in een deugdelijke en toegankelijkeadministratie, kan de basis worden gelegd voor een goed kosten- en(configuratie-) beheer in de toekomst. Alleen dan kan worden voorkomendat het doelmatigheidsonderzoek een steeds terugkerend ritueel wordt.

Drempel

In veel organisaties is voor het opzetten van goed kostenbeheer eengrote drempel ontstaan door de de veelheid aan verschillende facturenen de ondoorzichtigheid van de kosten. Facturen en contracten bevindenzich bovendien verspreid door de gehele organisatie (zeker voor mobieletelefonie een vaak voorkomend verschijnsel), en als ze al te vindenzijn, zijn ze niet terug te voeren tot de geleverde diensten. Eengeruststelling, indien goed uitgevoerd is het een eenmalige actie (ofproject !). Bovendien, wanneer er goede contacten zijn met deleveranciers, kan deze in principe op verzoek contracten enfactuurkopieën aanleveren. Een goede relatie met uw leverancier blijktdan ineens zeer waardevol te zijn.

Uitbesteden

Omdat het vaak ontbreekt aan tijd, capaciteit of prioriteit om eengoede doelmatigheidsanalyse uit te voeren, blijven besparingen vaakjarenlang onbenut. Hooguit wordt er een keer kritisch naar alleonderdelen gekeken bij vervanging van de telefooninstallatie of bijverhuizing van het gehele bedrijf. Besparingsmogelijkheden blijvendaardoor lange tijd onbenut. In de praktijk komen situaties voorwaarbij onnodige kostenbronnen al vele jaren blijken te bestaanalvorens ze ontdekt worden. En daarbij gaat het niet meer om kleinebedragen.

In voorkomende situaties kan goed alternatief worden gevonden in hetuitbesteden aan een gespecialiseerd bureau. Een aantal adviseurs iszeer bedreven in het analyseren van contracten, facturen en nut ennoodzaak van middelen en diensten en eventuele kostenbesparendealternatieven. Bovendien weten zij uitstekend de juiste wegen tebewandelen bij leveranciers en operators. Voordeel van deze optie isdat het traject snel kan worden doorlopen en de besparingen dus eerdervan kracht zullen zijn. Het is wel zaak om met de adviseur goedeafspraken te maken over de kosten voor zijn onderzoeksinspanning. Dezemoeten natuurlijk wel in verhouding blijven staan tot de mogelijkebesparingen.

AUDITEL heeft een eigen methodiek ontwikkeld voordoelmatigheidsanalyses. Daarbij wordt een gegarandeerdeterugverdientijd van 10 maanden gehanteerd en zijn de kosten dus directafhankelijk van de behaalde resultaten. Hiermee wordt gewaarborgd datde kosten in verhouding blijven staan met de te behalenbesparingsvoordelen. Kijk voor meer informatie op Diensten > Kostenanalyse of mail naar: Dit e-mailadres is beschermd tegen spambots. U heeft JavaScript nodig om het te kunnen zien. .