Het is najaar dus de budgetbesprekingen voor 2013 zijn in volle gang. Hierbij spelen ook de investeringsplannen. De business case is een belangrijk onderdeel van een investeringsvoorstel. Een van de componenten zijn de afschrijvingen. Hoe doe jij dat?

 

Na de zomer start vaak de budgetplanning. In de planvorming spelen de plannen voor vernieuwing van Telecom en ICT een rol. Een investeringsplan moet door de afdeling ICT worden gemaakt om investeringsbudgetten te verkrijgen.  De koninklijke weg is dat op basis van een functioneel model een ontwerp gemaakt wordt. Op basis van dit ontwerp is een stuklijst te maken. De stuklijst x de prijs per eenheid geeft een globaal overzicht van de eenmalige investeringskosten (aanschaf en implementatie). Verder wordt een inschatting gemaakt van de onderhoud- en servicekosten en eventuele verbruiks- en beheerkosten. Dit alles wordt in een business case model gestopt.

De kunst is om appels met appels te vergelijken. Dat wil zeggen dat de bestaande situatie vergeleken kan worden met de nieuwe situatie zodat vragen kunnen worden beantwoord als: wordt het duurder of goedkoper, wat is terugverdientijd of wat is de NCW? Meestal zijn er kunstgrepen nodig om dit mogelijk te maken. Dit kan te maken hebben omdat de huidige kosten niet bekend zijn. Het kan dat de kosten voor afschrijving nihil zijn omdat in het verleden gekozen was om het in 1x af te schrijven of de spullenboel is een erfenis van een andere afdeling. Daarnaast zijn er ook verschuivingen in kostenelementen. In het verleden waren m.n. telecomoplossingen eenmalige investeringen met relatief weinig onderhoud. Nu zijn telecom investeringen meer ‘IT’ en zien we een verschuiving naar jaarlijkse onderhoudskosten voor licenties.

De afschrijvingstermijn voor telecom en ICT oplossingen is een variabele in de business case. Schrijf je af in 20, 10 of 5 jaar? De keuze hiervan heeft forse invloed op de uitkomst van de business case. Hierbij heb je natuurlijk niet helemaal de vrije hand. Het life cycle management van de leverancier moet jouw keuze voor de afschrijvingstermijn wel ondersteunen. Er kunnen richtlijnen zijn.

Je kunt je leven op financieel gebied ook makkelijk maken door te kiezen voor een cloud oplossing. Maar of dat de oplossing is...?

Het is puzzelen.

Let’s talk.

Fons Borm