Het realiseren van ‘synergie’ voordelen door gezamenlijk telecom of IT diensten te gebruiken vraagt aandacht. Deze aandacht moet gericht zijn op de vaststelling van het beleid, de vertaling van het beleid naar de inrichting en last but not least op het beheer. Een praktijkcase.

Drie organisaties gebruiken een gezamenlijk datanetwerk. De telecom is de verantwoordelijkheid van elke onderneming. In totaal hebben de drie ondernemingen 10 locaties met verschillende telefonie oplossingen. Al deze telefonie oplossingen zijn toe aan vervanging. Een belangrijke reden voor de drie ondernemingen om elkaar op te zoeken om gezamenlijk te vernieuwen is de noodzakelijke slagkracht. Ieder op zich heeft geringe kennis en capaciteit om zonder groot risico de overstap te maken naar IP. De beschikbaarheid van ‘een all IP’ netwerk maakt de drempel tot samenwerking voor spraak laagdrempelig.

De vertaling van het gezamenlijk beleid naar de inrichting van een shared service infrastructuur vraagt meer dan gemiddeld om communicatie. De complexiteit in deze ontstaat door drie verschillende organisaties plus diverse bloedgroepen, namelijk facilitair , IT en eindgebruikers. De vertaling van deze vele geluiden in een unisono Programma van Eisen vergt tijd. De opzet van het Functioneel Ontwerp is een iteratief proces in vier stappen. Stap 1 is gebaseerd op high level architectuur. Stap 2 is de invulling van de architectuur met de werkelijkheid van organisatie 1. Stap 3 is de invulling …..

De beheerfase is een uitdaging omdat er een herverdeling moet komen tussen de rollen, taken en verantwoordelijkheden van de drie organisaties en het shared service center. ITIL kan gebruikt worden als referentie om vast te stellen welke beheertaken moeten worden uitgevoerd. Het is zoeken naar een optimum tussen het goede van de bestaande cultuur en de noodzakelijke innovatie. Het blijft echter mensenwerk.

Dat is puzzelen.

Let’s talk.

Fons Borm