De aanleiding voor de start van telecommunicatie-vernieuwingsprojecten kan zeer divers zijn: een afgeschreven of verouderd systeem, een gewijzigde organisatie, de vraag naar extra functionaliteiten, (te) hoge kosten voor service en onderhoud, etcetera.
Ongeacht de reden van het project is het proces om tot een goed resultaat te komen op hoofdlijnen telkens hetzelfde. Uiteraard zonder eraan voorbij te gaan dat elk project maatwerk is.

Van belang is het bepalen van de korte- en lange termijn wensen en eisen uit de organisatie, de ontwikkeling van de organisatie en zijn omgeving, het kritisch bekijken van het nut en de noodzaak van aangeboden oplossingen en de beheeraspecten. Tevens dient men te zorgen voor voldoende draagvlak en acceptatie door de organisatie die er uiteindelijk mee moet gaan werken.
Hoe kom je nu van initieel plan tot een projectmatig gerealiseerde oplossing?

Primair zullen de uitgangspunten, doelstellingen en eventuele randvoorwaarden moeten worden geformuleerd, waarmee het projectkader wordt geschapen.Vanuit dit projectkader kan worden aangevangen met het project, waarin grofweg een viertal fasen zijn te onderscheiden:

1. Inventarisatiefase
2. Aanbestedingsfase
3. Installatiefase
4. Implementatiefase

Per fase zullen ook weer de uitgangspunten, doelstellingen en randvoorwaarden moeten worden vastgesteld. Daarmee kan ook worden bepaald wanneer een fase is afgerond, maar ook wat de raakvlakken en afhankelijkheden met de andere (voor- of achterliggende) fasen zijn.

In dit artikel volgt een nadere verdieping van de geschetste fasering, de uitvoering per fase en kansen en valkuilen bij telecomprojecten

 Download dit artikel

De aanleiding voor de start van telecommunicatie projecten kan zeerdivers zijn: een afgeschreven of verouderde automaat, een gewijzigdeorganisatie, de vraag naar extra functionaliteiten, hoge kosten voorservice en onderhoud, et cetera.

Ongeacht de reden van het project is het proces om tot een goedresultaat te komen op hoofdlijnen telkens hetzelfde. Uiteraard zondereraan voorbij te gaan dat elk project maatwerk is.

Van belang is het bepalen van de korte- en lange termijn wensen eneisen uit de organisatie, de ontwikkeling van de organisatie en zijnomgeving, het kritisch bekijken van het nut en de noodzaak vanaangeboden oplossingen en de beheeraspecten. Tevens dient men te zorgenvoor voldoende draagvlak en acceptatie door de organisatie die eruiteindelijk mee moet gaan werken.

Projectfasering

In een telecommunicatieproject zijn grofweg vier fasen te onderscheiden. In de tabel hieronder zijn deze fasen omschreven.

Fase 1: De Inventarisatiefase

De inventarisatiefase vormt de basis van het project. Feitelijk wordenin deze fase de belangrijkste beslissingen genomen over heteindresultaat. De investeringen in telecommunicatie apparatuur zijnvoor meerdere jaren. Dit betekent dat de beslissingen die genomenworden in deze eerste fase van strategische aard zijn.

De afbakening van het project omvat het vaststellen van de terreinenwaarover het project zich uitstrekt, de beoogde eindresultaten en deglobale projectplanning. Het management dient (nauw) betrokken te zijnin deze fase, vanwege het strategische karakter van de investeringen.Vervolgens moet worden bepaald welke disciplines binnen de organisatiebij het project betrokken moeten worden. Bij het samenstellen van deprojectgroep moet, naast aan technische kennis en beheer, ook wordengedacht aan vertegenwoordiging van gebruikersgroepen. Dezevertegenwoordigers zijn essentieel voor het geven van input inzake degewenste functionaliteit. Tevens kunnen zij voor de benodigdedraagkracht zorgen binnen de gebruikersorganisatie.
Ook is het aan te bevelen om al in deze fase te bepalen of er eenexterne adviseur bij het project wordt betrokken. Is er voldoendekennis over de telecommunicatie markt binnen de organisatie aanwezig envoldoende resources om het project tot een goed einde te brengen? Deexterne adviseur bespaart de organisatie (doorloop)tijd en kan deorganisatie behoeden voor onvoorziene projectrisico's. Daar hij paratekennis inbrengt over de telecommunicatiemarkt, weet hoe hij metleveranciers om moet gaan en beschikt over ruime ervaring metdergelijke projecten. (zie artikel 'Het nut van een adviseur').
Als de projectgroep eenmaal is geformeerd kan de detailplanning voorhet project worden opgesteld met de bij behorende mijlpalen. Daarbijmoet sterk rekening worden gehouden met verschillende doorlooptijden.Vooral levertijden van apparatuur en infrastructuur kunnen sterkoplopen. Door een te krappe planning op onderdelen kan de kwaliteit vanhet eindresultaat of zelfs het gehele project in gevaar komen. Met alsgevolg een ontevreden gebruikersorganisatie en opdrachtgever enbeschadigde verantwoordelijke projectmanagers.

Het vaststellen van de huidige situatie wordt vaak gezien als eeneenvoudige en overbodige klus Dit is het echter zeker niet. Een grootdeel van deze gegevens is nodig voor het verdere project, zoalsgegevens over de bekabeling, aansluitingen op het openbare net, lopendecontracten, nummerplannen, et cetera. Vaak blijkt dan dat de aanwezigegegevens over de huidige situatie niet zo actueel zijn als wordtgedacht.
Deze inventarisatie dient zo eenvoudig mogelijk te blijven.Spreadsheets vormen vaak een goed hulpmiddel, deze zijn goeduitwisselbaar (bijvoorbeeld met leveranciers) en gegevens zijneenvoudig te verwerken.

Het opstellen van het Programma van Eisen is een belangrijk maar lastigkarwei. Het gaat hier om de formulering van de nu en in de toekomstgewenste functionaliteit, vaak met als enige referentie de huidigefunctionaliteit en de ervaring van gebruikers daarmee.
Voor het PvE dienen de mogelijkheden die in de markt worden geboden,maar zeker ook de ontwikkelingen op langere termijn, bekend te zijn.Hiervoor staan middelen als het bezoeken van seminars en beurzen open,waarbij de aandacht ligt op de huidige en toekomstige diensten diemiddels openbare infrastructuur worden aangeboden, mogelijkheden enonmogelijkheden van installaties en randapparatuur, mobielevoorzieningen, telewerkoplossingen, outsourcingsopties en beheer.Uiteraard zijn kostenindicaties belangrijk voor de eerste selectie vanpotentiële leveranciers.

Nadat de huidige situatie is geïnventariseerd en een goed beeld van demarkt en ontwikkelingen is verkregen, kan worden aangevangen met hetonderzoeken van de wensen en eisen van de organisatie. De beste methodehiervoor is het interviewen van de verschillende gebruikersgroepen. Hetvastleggen van de verkregen informatie per gebruikersgroep is vanbelang daar deze in een later stadium ook kan worden gebruikt bij deinrichting van de nieuwe automaat. Het management moet ookuitdrukkelijk in deze fase worden betrokken omdat hier informatie moetworden verkregen over de bedrijfs- en organisatieontwikkelingen opmiddellange en lange termijn. De uiteindelijk gekozen installatie(s) encontracten moeten immers met deze ontwikkelingen kunnen meegroeien.

Uit de verkregen gegevens wordt uiteindelijk het Programma van Eisen(PvE) opgesteld. Voordat het PvE definitief wordt is het aan te radendeze in conceptvorm nog éénmaal aan de diverse betrokkenen neer teleggen. Hiermee wordt draagkracht gecreëerd en discussies achterafvoorkomen.

Fase 2: De aanbestedingsfase

Nu de eisen en wensen zijn geformuleerd, kan een aantal leden van deprojectgroep zicht (tijdelijk) terugtrekken. Het kan raadzaam zijn hetteam tijdelijk aan te vullen met een inkoopmanager.
Voordat wordt gestart met de aanbesteding dient bepaald te worden of deorganisatie voor dit project aanbestedingsplichtig is. Soms zijnorganisaties gehouden aan het volgen van richtlijnen hiervoor van deEU. Indien dit inderdaad het geval is, is het is van groot belang zichte verdiepen in de regelgeving voor Europese aanbestedingen; deconsequenties van het niet naleven van de EU-richtlijnen kunneningrijpend zijn en het project de nodige vertraging doen opleveren.

Om te voorkomen dat een grote hoeveelheid offertes moet wordenvergeleken, wordt eerst een voorselectie worden gemaakt uit het woudvan aanbieders. Doorgaans beperkt de aanbesteding zich tot drie totvijf leveranciers, terwijl er inmiddels vele tientallen in de marktaanwezig zijn. De voorselectie kan worden gedaan op ervaringen metleveranciers of producten, referenties, geboden productlijnen encombinaties, lokale of landelijke servicenetwerken, et cetera.

Om de aanbestedingsfase zo soepel mogelijk te laten verlopen dient eenaanbestedingsbrief te worden opgesteld. De aanbestedingsbrief dient devolgende onderdelen te bevatten:

• Bestek (uitgewerkt PvE)
• Voorwaarden en eisen aangaande onderhoud en beheer
• Voorwaarden aangaande aanbieding, levering en installatie
• Bijlagen; Relevante informatie over het bedrijf

De mate van detaillering van de aanbestedingsdocumenten en een heldereopgelegde aanbiedingswijze maakt dat de geselecteerde leveranciers bijhun aanbieding gestuurd worden. Hiermee wordt voorkomen dat deaanbiedingen inhoudelijk uit elkaar gaan lopen en niet meer met elkaarte vergelijken zijn.

Als de offertes zijn ontvangen (altijd een sluitingsdatum voor deaanbieding opnemen!), volgt de vergelijking en beoordeling. Hiervoor isde nodige kennis van de telecommunicatiemarkt belangrijk. Debelangrijkste elementen bij de vergelijking zijn prijs en kwaliteit vanhetgeen geboden wordt.
Bij de prijsvergelijking moet niet alleen worden gekeken naar de televeren installatie, maar zeker ook naar de contracten voor service enonderhoud. Dit lijkt een relatief klein bedrag, maar vaak wordtvergeten dat de kosten hiervoor elk jaar terugkeren. Wanneer dezekostenpost wordt doorgerekend, blijken de kosten voor service enonderhoud gedurende vijf jaar al snel 50% te bedragen van deinvestering in installaties.
Bij de kwaliteitsbeoordeling komen zaken aan de orde als de aansluitingop bestek of PvE, betrouwbaarheid en beschikbaarheid, innovatie,doorgroeimogelijkheden, upgradingskosten (en voorwaarden !). Dezebeoordelingsfase dient zeer zorgvuldig en evenwichtig te wordendoorlopen.

Fase 3: De installatiefase

Wanneer de contracten met de leverancier(s) zijn getekend kan wordenaangevangen met de daadwerkelijke installatie van de apparatuur. Ditzal vooral een leveranciersaangelegenheid zijn, echter, de inbreng vanhet projectteam is hierbij zeker vereist. Zo zal de leverancier ofinstallateur voorzieningen nodig hebben om de installatie te kunnenplaatsen, aansluiten en operationeel te maken. Bovendien moet deinstallatie volgens de vooraf vastgestelde planning wordengerealiseerd. Het is aan de projectgroep deze planning te bewaken.Voorzieningen die nodig zijn, kunnen bestaan uit een (geconditioneerde)en afsluitbare apparatuurruimte, (nood)stroom-voorzieningen, (bijnieuwbouw eventueel bouwstroom), schone aarde, werkplekken,data-aansluitingen, etc. Daarnaast zal bij veel projecten sprake zijnvan meerdere partijen (bekabeling, openbare infra, apparatuur),waardoor het projectteam een sterk coördinerende rol heeft. De planningvan alle activiteiten is namelijk volgordelijk en zeer kritisch: als debekabeling niet af is kan de infrastructuur niet worden opgeleverd enkan de installatie niet worden aangesloten. Uiteraard moet primair deruimte en de stroomvoorziening tijdig beschikbaar zijn. Innieuwbouwsituaties moet rekening worden gehouden met een nog groteraantal partijen en kan ook de logistiek de nodige knelpunten opleveren.

Fase 4: De implementatie

Parallel aan de installatiefase worden de eerste activiteiten van deimplementatiefase opgestart: de voorbereidingen voor dedetailprogrammering van de installaties. Hierbij worden deeindgebruikersfunctionaliteiten op toestelniveau ingericht. Ditbetekent dat gebruikersgroepen weer belangrijk worden en voor deprojectgroep mogelijk weer een andere samenstelling is vereist.
Om de programmering op eindgebruikersniveau te kunnen realiseren, iseen inventarisatie nodig waarin per eindgebruiker zaken wordenvastgelegd als toestelnummers, functionaliteiten, type toestel,werkplek en aansluitpunt, specifieke schakelingen, verkeersklasse,enzovoorts. Dit is een tijdrovend proces, wat bovendien ook kritisch isin de planning. Bovendien moet rekening worden gehouden met eenbevroren situatie enkele weken voor de ingebruikname van deinstallatie. Deze periode is nodig voor de leverancier om op basis vande aangeleverde gegevens, de programmering van de installatie voor tebereiden. Om deze reden is het dan ook mogelijk om eenvertegenwoordiger van de leverancier zitting te geven in deprojectgroep.
Wanneer de installatie dan volledig is aangesloten en dedetailprogrammering gereed is, kunnen de toestellen worden geplaatst(denk vooraf na over teksten die onder toetsen moeten worden geplaatst)en kan worden getest op toestelniveau. Vaak wordt hiervoor een weekendingepland, waardoor de gebruikers geen hinder ondervinden enonvoorziene tegenvallers in deze laatste fase nog kunnen wordenopgelost. De eerste werkdag na het weekend kan het systeem dan in eenbedrijfsomgeving operationeel worden genomen.
Op deze eerste dag van gebruik moet het projectteam en medewerkers vande leverancier aanwezig zijn om assistentie te bieden bij het gebruikvan de nieuwe apparatuur en mogelijke onvolkomenheden efficiënt op telossen (nazorg). Hierbij moet rekening worden gehouden met allemogelijke situaties, het systeem is immers nog niet op deze schaalgetest.
Het is dan ook raadzaam om de acceptatie en oplevering pas te latenplaatsvinden na het systeem tenminste een week in een operationelebedrijfssituatie te hebben getest. Op deze wijze kunnen alle manco's inkaart worden gebracht en is er nog een stok achter de deur bij deleverancier.
Wanneer het systeem naar tevredenheid werkt en conform afspraken isopgeleverd (check ook de apparatuurruimte en verdelers), kan deoplevering plaatsvinden. Na opstelling van het Protocol van Opleveringen ondertekening door betrokken partijen (afspraken over restpuntenmaken!) kan het project worden afgerond en de installaties wordenovergedragen aan de beheerorganisatie.

Conform de Prince-2 methodiek vindt afsluitend een projectevaluatieplaats waarin het leerpuntenrapport en het projecteindrapport wordtopgesteld.

De consultants van AUDITEL beschikken over ruime kennis en ervaring ophet gebied van telecommunicatieprojecten. Desgewenst adviseren zij indeze vraagstukken. Voor meer informatie mailt u naar: Dit e-mail adres is beschermd door spambots, u heeft Javascript nodig om dit onderdeel te kunnen bekijken .